Porqué un artista necesita Excel

Excel???? Quué!!! Números!!! arrggg! Eso es para los marcianos de Ciencias, para los loquitos finanzas, MBAs, analistas,  etc, etc etc. Pero aguanta, las hojas de cálculo (puede ser Excel o Googel Sheet, la que mejor te sirva) tienen un potencial enorme para la desordenada y caótica mente del creativo. A mí me sirve para:

  • 1) orden en el tiempo,
  • 2) prioridad en la ejecución de proyectos,
  • 3) Super check list detallado.

Por ejemplo, para proyectos, les paso un ejemplo de cómo organicé junto a mi esposa (la supersaiyajin del Excel) una muestra individual que hice en Chile el año pasado (Artium, Octubre 2017). La muestra tenía una cantidad respetable de piezas, entre esculturas, cuadros y técnica mixta. Visto como una masa amorfa de chamba de una enorme complejidad te paralizas, ¿por dónde empiezo? Pero si te das la chamba de abrir tu hoja de cálculo y desmenuzar detalladamente cada tarea en etapas antes de agarrar el primer pincel la ansiedad disminuye. Se trata de romper el problema en sus diversas aristas, haciéndolo más sencillo por etapas. Psicológicamente, incremente la sensación de orden y control, que es lo que necesitas para arrancar a trabajar.  En el cuadro de abajo cada pieza en la hoja de cálculo está dividido por sus etapas de producción: 1) color de la pieza  2) prototipo, 3) producción de pieza, 4) pintado a mano cuando es el caso, 5) Aplicación de acabado en resina, 6) producción de base, 7) sticker en base y finalmente firma. El color verde es para lo que está hecho, el color amarillo para lo que está pendiente o en proceso. La idea es pasar del blanco al verde. Nos reuníamos con cierta disciplina, una vez por semana, máximo una vez cada dos semanas, y cuando más cerca estuviésemos a la fecha de la muestra, con mayor frecuencia, inclusive interdiario. Llenar el cuadrito de verde era exquisito, además que consolida la sensación de avance, de ir cumpliendo metas.

 Una detallada división de labores para la producción de cada pieza en la muestra,  WAKO World 2 Evolution, realizada en Galería Artium de Santiago de Chile, octubre de 2017.

Una detallada división de labores para la producción de cada pieza en la muestra, WAKO World 2 Evolution, realizada en Galería Artium de Santiago de Chile, octubre de 2017.

El segundo ejemplo: la magia del flujo de caja. Esto es más complejo y los más probable es que necesites a un amigo administrador o contador al lado para que te lo explique bien. Nuevamente ¡Arrrj! ¡Números, contabilidad!!!!. Pero aguanta. Piensa el concepto de lo que significa antes de tener un flashback cardíaco a tu clase de Mate en secundaria o la uni. Es sólo imaginarte el bille que tiene que entra y que tiene que salir en los siguiente 3 a 6 meses (si estás planificando a un año eres otro level de artista) para pagar tus cuentas y seguir produciendo, y en el camino pensar qué debes hacer para llegar a esa cifra. Eso te permite entender tus prioridades de tiempo y energía, recursos que son escasos para tí, para mí, y para el gerente general de Nestlé. En otras palabras pensar estratégicamente.  En las mañanas, mientras voy por el tercer café reviso el flujo de caja y pregunto, "¿A dónde apunto mis balas? ¿Dónde puedo crear el mayor impacto con el menor uso de energía?" Resolver esa pregunta es útil, porque después te deja el tiempo libre para concentrarte en esos otros proyectos, los passion proyects, que tienen retorno más incierto, demandan más tiempo, pero pagan en gratificación espiritual.

 Esta es la plantilla de flujo de caja que uso en Excel. Evidentemente los clientes ni los numeros son reales, pero te pueden dar una idea de cómo están distribuidos tus ingresos y gastos, y cómo se puede jugar con el bille que entra y sale.

Esta es la plantilla de flujo de caja que uso en Excel. Evidentemente los clientes ni los numeros son reales, pero te pueden dar una idea de cómo están distribuidos tus ingresos y gastos, y cómo se puede jugar con el bille que entra y sale.

En realidad, este artículo es un tributo a tres mujeres: a Chichi (mi abuela) a Pocha (mi madre) y a Micky (mi esposa), a quienes en adelante, cuando me refiera a ellas en conjunto, son "Las Chicas Superpoderosas".

Chichi. Usaba Excel antes que mi papá aprendiera a prender la computadora. En su prodigiosa mente organizadora, seguía con acusioso cuidado el valor de sus inversiones; sino recuerdo mal, hacía gráficas, y le permitían ver la progresión de sus valores en el tiempo. Mi abuela es una mujer de trabajo duro (aún vive), empezó a los quince al terminar el colegio con su padre en el negocio familiar de fierros, encargándose eventualmente de los números y la contabilidad, como lo hizo antes su madre, que había sido contadora, "una mujer muy de avanzanda para su tiempo" comentaba orgullosa siempre. Tenía absolutamente todo ordenado, archivado, organizado, limpio. El Excel es una herramienta que le llegó tarde en la vida cuando ya se había retirada, pero la aprendió usar para lo que necesitaba. Le debe haber parecido magia pura. Si la hubiese cogido en sus 20 años habría sido una máquina.

Pocha. No he visto a mi madre usando mucho Excel, pero si siendo extremadamente detallada en la lista de cosas que tiener que hacer cada día. Como su madre, es una mujer trabajadora, de empuje, emprendedora, ordenada, constante y disciplinada. Se sienta todas las mañanas en su escritorio, desde que tengo uso de razon (hace unos 36 años quizá) antes o después del desayuno a revisar un minucioso checklist de pendientes escrito a mano, con esa letra típica geométrica de arquitecto, sobre un block de papel cuadriculado. Va revisando uno a uno, viendo el estatus, y maquinando su día, semana y mes.  No es Excel, pero sirve como Excel pues puedes ordenar con lujo de detalles cada etapa de una muestra o un proceso de producción antes de un deadline.  Como mi abuela, tiene su empresa que empezó hace 35 años, y que dirige junto a mi padre hasta el día de hoy. Para efectos de este post, le pregunté a Pocha por Whatsapp si usa Excel y me dijo que sí.

Micky. Mi mujer si es una máquina del Excel, administradora de profesión y maestría, trabaja en finanzas y más aún en banca donde la hoja de cálculo es como el Word para los periodistas. Como Chichi, y Pocha (veo que hay un patrón aquí) trabaja duro, es ordenada al milimetro, con un gusto impecable, y una capacidad de concentración y foco como he visto pocas veces. A diferencia de mi madre, es pequeña en estatura, lo que a veces me lleva a preguntarle "Cómo puedes ser tan inteligente con una cabeza tan chiquita". Ella me ha mostrado el potencial práctico del Excel a otro level.